Excel新手常见的几种坑,亲测踩中很伤

职场中,很多人都会或多或少用到excel。当你对excel不够了解的时候,就会踩中很多坑。小编就曾经体验过这种痛苦,熬夜通宵做出的表格,一脸疲惫而又期待地交给领导,却迎来领导一顿唾沫。当时那种无助、那种失望,还有一股无明业火油然而生。还好当时被HR小姐姐安抚好,并且重新帮我做了一份表格。嗯,我熬夜用了将近6个小时的表格,她不到1小时就弄好了。一瞬间,一脸蒙逼,还好脸皮厚,没有让她看出来我的脸红得发烫。

随后HR小姐姐给我指出了几个重要的失误点,小编牢记在心。现在,我又将这几个点整理出来,以防大家再次入坑。

瞎合并单元格

在制作图表的时候,很多新手为了让图表好看,用得最多的功能就是“合并居中”。同类项合并、同属性合并、同级别合并......反正就是把很多单元格合并了,让图表更美观。

的确,合并后的图表会比没有合并的图表更美观,更直观。比如下班加油站3月的课表:

Excel新手常见的几种坑,亲测踩中很伤

这种更像是图,而不是图表。不涉及到数据的采纳和分析,可以直接采用这种简单的合并功能。如果,涉及到数据的收集和分析的图表,千万不要用合并项。这也是为什么小编当时熬夜做出的图表没法用,因为没法统计数据和分析。

比如,下面这张表格,使用和合并单元格之后,美观好看,但是不能使用排序、查询、自动统计等功能,没法统计销售数据,影响数据分析:

Excel新手常见的几种坑,亲测踩中很伤

单位不电脑讯网

在一次整理各大在线教育平台数据的时候,小编发现很多平台和机构的单位都是不同的。比如下班加油站精学课程的价格是加油币,喜马拉雅是喜点,网易云课堂是人民币。这种时候,如果不电脑讯网换算成人民币,而各用各的单位,数据分析也是错误的。如果在数据后面加上不同单位,同样无法进行数据处理,无法排序、无法统计。如果换算成电脑讯网单位后,一定要在数字后面显示单位,可以通过设置单元格格式,然后会自动宣示出单位,而不影响数据统计。

日期格式不正确

有时候在excel中,我们经常会用到日期。你注意到没有,很多时候我们输入日期的时候都是用“2018.3.28”这种格式,很少会用“2018/3/28”,也有输入“2018-3-28”。你会发现,输出“2018-3-28”格式的日期后,日期格式会自动变为“2018/3/28”。“XX年/XX月/XX日”是系统默认的一种最常规的日期格式。

Excel新手常见的几种坑,亲测踩中很伤

从上图也可以看出,默认日期是自动靠右,而“2018.3.28”被默认为文本,后期很难统计正确的日期。要是之前已经录入了大量这样的数据,你可以直接在最上面导航栏的“数据”栏中的分列功能,然后点击弹窗的下一步,直到出现“日期”,勾选日期,就会将所选区域的所有日期电脑讯网正常模式。

Excel新手常见的几种坑,亲测踩中很伤

空格对齐

在制作excel表格中,经常会录入一些姓名。三个字的姓名刚好把单元格均衡占满,而两个字的就不是很好看,居中也难看。为了对齐,我们经常会用空格键,将两个字隔开,而且刚刚跟三个字对齐。对齐是对齐了,但是在以后的搜索过程中,就搜不出这个名字,除非你在搜索的时候,也加上空格键。这会让后期表格处理变得异常麻烦。

怎么解决呢?

可以选取执行区域,点击右键选择“设置单元格格式”,在“对齐”一栏中选择“水平对齐——分散对齐”。这样,也能够一键对齐,还不需要一个一个名字打空格键。

Excel新手常见的几种坑,亲测踩中很伤

在使用Excel表格过程中,我们还会遇到很多的坑,用很多的笨办法,效率特别低。上面四种仅仅是冰山一角,大家需要多去了解Excel 的使用方法。